为有效利用档案，开发档案信息资源，更好地为学校各项工作提供服务，特制定本制度。

一、个人查阅一般档案，须持个人合法证明，在表明利用档案的目的并履行相关登记手续后，方可利用已公布的档案。

二、学校各部门因工作需要查阅校党委常委会、校长办公会、党政联席会等重要会议纪要，须经学校党政办公室主任批准。

三、学校各部门因工作需要查阅组织、人事方面的档案，须经相关职能部门负责人审核同意。

四、查（借）阅密级档案、复制密级档案均须履行相应手续，提前预约并填写《西安电子科技大学涉密档案使用审批表》《西安电子科技大学涉密载体复制审批表》。如需复制，须到学校保密文印中心复印后方可使用。未办理相应审批手续的，一律不得查（借）阅和复制。

五、校内人员查阅档案，需在所在单位开具介绍信及个人身份证或校园一卡通，并履行登记手续；校内财会人员一般只能查阅与本职工作有关的财会档案。查阅本职工作以外的财会档案，须经计划财务处负责人批准。任何人员不得查阅与本职工作无关的财会档案。

校外人员查阅档案，需持单位介绍信，经计划财务处负责人签字同意后持个人身份证明,履行相应登记手续后方可查阅。

六、档案馆一般不提供利用重要、珍贵档案原件。如有特殊需要，应经相关部门负责人批准。

七、查阅、摘录、复制未开放的档案，应经档案馆负责人批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

八、馆藏档案原则上限在馆内查阅、不得借出，如特殊需要借出，校内人员凭所在单位介绍信，办理相关登记手续，经档案馆负责人批准，方可借出。归还时应当面清点、注销。用毕即时归还（一般不超过七天）。校外人员限在馆内查阅，概不借出。

九、摘录或复制一般档案，须经档案工作人员核对无误后加盖印章。重要或密级档案、财会档案复制时，须经相关部门负责人同意，由档案工作人员负责复印。

十、借阅档案人员，必须保守档案秘密，保证档案安全，不得涂改、标记、剪裁、拆卷、抽页、调换、损坏及遗失，违者根据《中华人民共和国档案法》有关规定追究法律责任。